• nl
Vragen? Bel naar: +31 (0)85 0466060
 

Vreemde zaken in de ERP-wereld

Vreemde zaken in de ERP-wereld

Martin Plaat, Directeur SucceedIT

Sinds 2007 bekijk en beoordeel ik bij bedrijven de implementaties en het gebruik van Dynamics NAV- en AX-projecten, alsmede de daarmee samenhangende ondersteuning. Eerst bij PwC als IT-auditor, later als consultant en eigenaar van SucceedIT B.V.

In die 12 jaar heb ik behalve veel moeizame implementaties ook cowboygedrag van Dynamics-partners gezien. Een drijfveer om met SucceedIT te starten, was om transparantie, duidelijkheid en pragmatisme te bieden aan bedrijven die met Dynamics ERP-oplossingen aan de slag willen.

Wat moet er anders?

In deze blog wil ik niet waarschuwen voor de risico’s van een ERP-implementatie, maar ik wil je wel een aantal zaken meegeven waar je op dient te letten voordat je met een Dynamics-partner in zee gaat. Ook in 2019 komen wij bij onze analyses nog de nodige vreemde werkwijzen en constructies tegen waardoor bedrijven vastzitten aan hun huidige partner en de kosten verre van transparant zijn.

Wij vinden het jammer dat niet iedere softwareleverancier altijd handelt vanuit het belang van de klant en dat daardoor de (Dynamics NAV) ERP-wereld een slechte naam heeft gekregen. Het kan en moet anders: de klant centraal stellen, terughoudend zijn met maatwerk en ‘eigen’ add-ons, en er moet meer duidelijkheid komen over kosten voor onderhoud en de verkochte diensten.

Hieronder benoem ik een aantal zaken waar wij bij mkb-bedrijven met Dynamics NAV (ook bekend sinds april 2018 als Dynamics 365 Business Central en lang geleden onder de naam Navision) tegen aan zijn gelopen:

#1. Langlopende en te dure onderhoudscontracten

Het onderhoud op jouw Dynamics NAV-licenties bedraagt jaarlijks 16%. Veel partners verhogen dit tot 20% of soms wel 25% en zijn hier niet duidelijk over. In de praktijk krijg je daar als klant weinig tot niets voor terug. Indien het percentage meer dan 16% is, dient hier iets tegenover te staan.

Het afsluiten van langlopende contracten biedt meestal geen voordeel. Sommige Dynamics-partners laten je geloven dat je het beste een 3-jarig contract kunt afsluiten, maar dat maakt voor de 16% niets uit. Microsoft rekent namelijk altijd 16% onderhoudskosten op de aangeschafte licenties, of je nu een 1- of 3-jarig contract afsluit. Als je dus een langlopend contract afsluit, dan zit je gedurende die periode ook vast aan dezelfde NAV-partner. Terwijl het in de praktijk juist heel makkelijk is om jouw licentie over te schrijven van de ene naar de andere partner, mocht een switch gewenst zijn.

Het is onverstandig om een handtekening te zetten onder een meerjarig contract met je partner (behalve als de partner daar iets concreets tegenoverstelt).

Tip: bij Microsoft kun je jouw licentiewaarde opvragen en daarmee ook bepalen wat je jaarlijks zou moeten betalen.

#2. Onduidelijke en dure supportcontracten

Er zijn Dynamics-partners die de onderhoudskosten verhogen met een percentage om support af te dekken. In de contracten staat vaak niet wat je terugkrijgt voor dit percentage. En als je gebruikmaakt van de supportdesk ontvang je veelal alsnog een factuur voor gemaakte uren.

Tip: teken geen meerjarige supportcontracten als niet glashelder is wat je ervoor krijgt en wat het je kost.

transparante voorwwrden

#3. Hoge onderhoudskosten over maatwerk

Over eigen maatwerk en zogenaamde add-ons draagt de partner geen marge af aan Microsoft. Indien de Dynamics-partner een percentage rekent aan onderhoud over gerealiseerd maatwerk of add-ons, dan is dat 100% omzet voor de partner. Het is uiteraard prima dat er onderhoudskosten worden gerekend over eigen add-ons als de add-on wordt doorontwikkeld en je regelmatig updates en nieuwe releases krijgt. Onderhoudskosten over klantspecifiek maatwerk vinden wij dubieus, zeker als je bij een upgrade naar een hogere versie hier nogmaals voor moet betalen. Recent bezocht ik een klant die aan de voormalige partner 25% onderhoud betaalde over gerealiseerd klantspecifiek maatwerk. Iedere 4 jaar werd al het maatwerk opnieuw betaald, zonder dat de klant daar ook maar iets voor terugkreeg. Daarnaast waren er diverse add-ons meeverkocht waar ook 25% onderhoud over werd betaald. De klant maakte echter nauwelijks gebruik van deze add-on-functionaliteit.

Tip: eis transparantie in kostenopbouw en dienstverlening. Betaal geen onderhoud over maatwerk en maak goede afspraken over onderhoudskosten voor add-ons.

#4. Verkopen van niet benodigde modules of add-ons en maatwerk uit eigen stal

Bij veel van onze analyses blijkt dat er onnodig add-ons, modules en licentie-componenten zijn verkocht. Zo zien wij regelmatig dat een klant een extended pack (à € 7500 aanschaf + 16% jaarlijks onderhoud) heeft gekocht, wat hij niet nodig heeft. Daarnaast verkopen sommige Dynamics-partners je graag eigen add-ons, ongeacht of die nodig zijn. De marge op de verkoop en het onderhoud op eigen add-ons is 100% voor de Dynamics-partner.

Microsoft-certificaten bieden overigens geen zekerheid op kwaliteit. De certificering is niet gedreven door naam en faam van een partner of bewezen geleverde kwaliteit van de dienstverlening.

Tip: verdiep je in de basisfunctionaliteit en ga daar eerst mee van start. Pas als je daarin vastloopt, is het zinvol te kijken naar maatwerk of add-ons. Kies in eerste instantie voor bewezen add-ons die niet door de partner zelf zijn gebouwd. Laat je hiervoor bijvoorbeeld informeren door QBS.

#5. Het beperken van toegangsrechten tot de eigen omgeving en data

In sommige gevallen wordt Dynamics NAV hosted aangeboden aan een klant. Daar is niets mis mee, maar wel als de Dynamics-partner je vervolgens geen toegang geeft tot jouw eigen data of de volledige applicatie. Het zijn jouw data, jij hebt een gebruikersrecht gekocht (licenties) en jij hoort dus, zonder mij op juridisch vlak te willen begeven, te beschikken over jouw data en je moet gebruik mogen maken van de volledig betaalde functionaliteit.

Second opinion

second opinion NAVAls eigenaar van SucceedIT vind ik het ernstig dat de naam van ERP-implementatiepartners over het algemeen matig tot slecht is. Ook wij maken fouten, maar we doen er alles aan om transparant te zijn over kosten en willen wegblijven van de genoemde punten. Daarnaast streven wij ernaar dat je kunt wisselen van partner indien je niet tevreden bent over onze dienstverlening. Wij verkopen liever geen maatwerk en hebben geen eigengebouwde (partner-)add-ons. De standaard, aangevuld met bewezen vrij op de markt verkrijgbare add-ons, heeft onze sterke voorkeur.

Heb je behoefte aan een second opinion over jouw Dynamics NAV-omgeving? Ik kom graag een keer een kop koffie drinken om hierover van gedachten te wisselen. Ik adviseer je daarbij graag hoe je het maximale uit jouw Dynamics-omgeving kunt halen.

 

 

Ook interessant: ‘Waarom ERP-maatwerk eigenlijk schandalig is’

e book waarom maatwerk schandaligMet meer dan 20 jaar IT‑ervaring heeft NAVConsultants (onderdeel van SucceedIT) al heel wat door maatwerk veroorzaakte ellende gezien. Daarom geloven wij in bewezen standaardoplossingen en zijn wars van maatwerk. Waarom? Simpelweg omdat een standaardoplossing in bijna alle gevallen de beste en meest voordelige keuze is. Vraag ons gratis e-book aan en lees waarom!