• nl
Vragen? Bel naar: +31 (0)85 0466060
 

E-Commerce – De tijd van handmatige orderinvoer is voorbij

E-Commerce – De tijd van handmatige orderinvoer is voorbij

coming groupVoor handels- en assemblagebedrijven wordt e-commerce en een elektronische bedrijfsvoering, steeds belangrijker. Dat betekent een grotere noodzaak dat inkoopprocessen, verkoopprocessen en voorraadbeheer, maar ook de financiële administratie binnen één ERP-systeem bij elkaar komen. SucceedIT en haar label NAVConsultants zijn gecertificeerd implementatie partner van Microsoft Dynamics 365 Business Central, de oplossing die dit mogelijk maakt, onder andere voor de Coming Group.

Coming Group

De Coming Group is een Nederlands bedrijf uit Eerbeek die actief is in de meubelbranche. Er zijn verschillende labels waarmee zij klanten bedienen. Allereerst is Coming Group zelf verantwoordelijk voor de titels Bodilson, een totaalconcept voor woonkamers, en Coming Lifestyle (zitmeubelen en banken). Andere labels zijn gericht op kinderen met de titels Coming Kids (kindermeubelen) en Kids Depot voor de decoratie van kinderkamers. E-commerce wordt steeds belangrijker, daarom is er ook een online tak ‘By SIDDE’ opgericht waarmee banken in zeer korte tijd rechtstreeks vanaf de fabriek op maat aan klanten geleverd worden. De productie vindt plaats in Polen.

De uitdaging

De Coming Group maakte sinds 1999 gebruik van Navision, een online ERP- en boekhoudpakket wat in 2002 door Microsoft werd overgenomen. In 2005 veranderde Microsoft de naam van Navision in Dynamics NAV en sinds 2018 staat de nieuwe versie bekend onder de naam Dynamics 365 Business Central. Echter was de huidige versie van de Coming group verouderd en draaide de applicatie in een on premise omgeving met onvoldoende integratiemogelijkheden om E-commerce activiteiten optimaal te ondersteunen. Het totaaloverzicht over het complete orderproces ontbrak. Dat betekende onder andere dat er bij bestellingen van directe klanten en winkelketens veel administratieve handelingen waren, waardoor er altijd kansen waren op fouten of onduidelijkheden in het orderproces. Bovendien waren dit soort processen administratief tijdrovend. E-commerce heeft een grotere rol in de business gekregen, voorheen haalde Coming Lifestyle de business alleen vanuit de erkende meubelwinkels. E-commerce vraagt het nodige van een ERP systeem op het vlak van technologie en functionaliteit.

Boris Jansen, eigenaar van de Coming Group, legt uit dat hij eerder zaken deed met grote organisaties met vrij complexe projecten. Hij vertelt dat hij op zoek was naar een partner met een hands-on mentaliteit en korte lijnen om zijn directe behoeften in te kunnen vullen. “Een partner die past bij onze manier van ondernemen”, is hoe hij het verwoordt.

De oplossing

Rijk van Reenen, directeur en mede-eigenaar van SucceedIT, heeft de Coming Group geholpen bij de transitie van de Dynamics NAV on premise omgeving naar de SaaS oplossing Microsoft Dynamics 365 Business Central. Groot voordeel is dat deze ERP-omgeving in de Cloud altijd beschikt over de laatste updates en klanten meegroeien op dit moderne Microsoft ERP platform. Dynamics 365 Business Central kent namelijk een groot aantal bewezen modules die ingezet worden om bijvoorbeeld de koppeling met de e-commerce omgeving, de webshop, te maken. Dat betekent onder andere dat klantgegevens, die tijdens het bestellen worden ingegeven, automatisch integreren in de boekhouding en de handmatige orderinvoer voorbij is.

We hebben een fijne samenwerking met zowel de projectleiding van SucceedIT als de consultants die daarbij betrokken zijn. De lijnen zijn kort, duidelijk en direct. Boris Jansen: Coming Group

Daarnaast legt Boris Jansen uit dat Dynamics 365 Business Central een duidelijke verbetering bleek te zijn toen iedereen plotseling, vanwege de uitbraak van het coronavirus, thuis moest gaan werken. Zonder dit ERP platform in de Cloud had het bedrijf niet de werkzaamheden op de normale manier kunnen continueren. “Het is de perfecte module in de Cloud waarmee iedere collega zijn of haar werk kan verrichten, ongeacht plaats of tijd”, aldus Boris.

coming group

Resultaten

  • De koppeling met de webshop is sterk verbeterd, omdat de bestelde orders gelijk in het ERP systeem terechtkomen.
  • Een sterke verbetering van het inkomende orderproces, omdat klant- en bestelgegevens automatisch worden ingelezen en verwerkt.
  • Een geautomatiseerde workflow om betalingen goed te keuren, zonder tussenkomst van papieren documenten.
  • Een rijkere database met juiste gegevens, vaak ingevuld door de klant op webportalen.
  • Zowel B2B als B2C klanten worden beter bediend, doordat rapportage specifieke klantbehoeften inzichtelijk maakt.
  • Processen zijn efficiënter ingericht, met minder muisklikken en een kleinere kans op fouten.

 

Voorkom maatwerk, focus op bewezen apps

Tegenwoordig gaat het niet meer alleen om het leveren van een ERP systeem, maar vooral om platform denken. Binnen Microsoft 365 is Dynamics 365 Business Central het platform waarop klanten gebruikmaken van Microsoft oplossingen die specifiek bedoeld zijn voor bepaalde rollen, zoals Sales, Marketing of Customer Service. De samenhang met de bekende applicaties zoals Outlook, Excel en Word zijn enorm sterk. Iedere gebruiker krijgt op deze manier tools die aangepast zijn aan zijn of haar rol. Dus een accountmanager sleept een e-mailadres in Outlook automatisch naar het desbetreffende contact in Business Central en een inkoper sleept de gemaakte afspraak naar een leverancierskaart. Processen moeten Lean en zo strak mogelijk zijn en dat bereik je eerder met bewezen apps dan met maatwerk.

Bekijk video